Прошу ознакомиться и дать ответ

«Вернусь с ответом»: как правильно вести деловую переписку | Rusbase

Прошу ознакомиться и дать ответ

«Уважаемые коллеги»‎, «убедительная просьба»‎, «по результатам встречи»‎ и подобные выражения давно стали пережитком канцеляризма и теперь считаются излишне формальными в деловой коммуникации. Современная переписка предполагает структурированность мыслей и словесную доступность. 

CEO коммуникационного агентства Monstars Ирина Ефимова рассказывает, как писать клиенту с новым предложением, отвечать на грубые сообщения и решать срочные задачи по email.

«Вернусь с ответом»: как правильно вести деловую переписку Ирина Ефимова

Эффективная письменная коммуникация — один из главных уроков, который компании вынесли в результате локдауна.

Правильно сформулировать мысль и донести ее в том виде, в котором она у вас в голове, не самая легкая задача.

Пусть многочисленные Zoom-встречи проходят куда продуктивнее, но только почта подтверждает достоверность вашей коммуникации, сохраняя самую важную информацию. Именно поэтому письмо должно быть легко читаемым. 

Но существуют моменты, которые злят любого получателя, — проверено на многолетнем опыте обмена электронными письмами. Вот они:

  • Небрежность. Письмо без темы, начало предложения со строчной буквы, орфографические ошибки видны сразу и могут моментально вывести адресата из себя. 
  • Одно письмо — несколько мыслей. Неудобно, когда в письме заключено сразу несколько идей и предложений: если у других коллег, которые стоят в копии, появятся вопросы, переписка быстро превратится в один сплошной поток из переспрашиваний. Поэтому в тему письма лучше сразу выносить ту проблему, которая будет решаться в переписке.
  • Письмо в выходной день. «Как твой отпуск?» — самое последнее, что хочет получить человек во время заслуженного отдыха. Если вам прислали такой вопрос, то это верный признак того, что за ним кроется предложение поработать прямо сейчас. На месте работодателя — сразу и вежливо объясните ситуацию, почему вы просите поработать человека в выходные. На месте сотрудника — дайте ответ, при этом не бойтесь отказать, если вы действительно не можете выполнить задачу.  
  • Срочная задача. ASAP или «эта задача в приоритете» сразу заставляют адресата испытывать стресс. Даже если задание и правда срочное, не стоит поднимать панику. Нужно спокойным тоном перенести срок сдачи, либо предложить помощь.
  • Панибратство. Чтобы не допускать ошибку в имени или не переходить слишком рано на «ты», лучше уточнить у сотрудника / коллеги / партнера формулировку комфортного к нему обращения с самого начала переписки.
  • Вспомогательные материалы следующим письмом. Перед отправкой перепроверьте несколько раз, точно ли вы приложили к письму все необходимые файлы. Если отправите их позже, вложения могут затеряться среди кипы других писем. 

Shuttesrtock/slava17

Кейсы

Деловая переписка не терпит шаблонов и канцеляризмов, поэтому о «добром времени суток» и «с надеждой на скорейший ответ» лучше забыть и заменить их на более человеческие и простые выражения.

И все же в каждом деловом письме есть особая логика, которая отличается в зависимости от проблемы, решаемой в переписке.

Ниже — несколько примеров ситуаций и советов, как решить все мирным путем и без нервных звонков.

Предложение о расширении сотрудничества

Здесь нужен индивидуальный подход, стандартных шаблонов в этом случае нет. Постарайтесь изначально прочувствовать своего клиента и ответить на следующие вопросы: «Какая информация ему понадобится?», «Как долго он будет принимать решение?», «Нужно ли ему время, чтобы посоветоваться с коллегами?». 

Как только вы прощупаете почву, переходите к презентации собственной идеи. Постарайтесь емко и кратко описать, в чем ключевой смысл вашего проекта. При этом не используйте водянистые выражения и восхваляющие эпитеты. Приводите основные причины, по которым вы обращаетесь к клиенту, рассказывайте, в чем будет состоять уникальность продукта. 

Если это первое письмо, объедините в нем только ту информацию, которой будет достаточно для ознакомления. И уже в последующем можно высылать сметы, детали проекта и особенности реализации. Главное — соблюсти дружелюбный посыл и не тяготить клиента. Обычно давление считывается сразу, поэтому не ждите от него сиюминутного принятия решения.

Что должно быть в вашем письме:

  1. Суть предложения.
  2. Описание проекта.
  3. Какую проблему решает продукт.
  4. Какие задачи стоят перед продуктом.
  5. Конечный результат, решение.
  6. Сроки реализации.
  7. Стоимость.
  8. Дедлайн ответа.

И в конце можно предложить дополнительный звонок, если клиент захочет обсудить проект детальнее.

Письмо потенциальному клиенту/партнеру по проекту

Одно дело, если вы выступаете с идеей о расширении вашего сотрудничества, а другое, если вы предлагаете совершенно новый продукт. Тут тактика написания письма меняется. Вам нужно соблазнить потенциальных партнеров или рекламодателей и привлечь их к сотрудничеству, но как? 

Во-первых, письмо должно быть персонализированным. Укажите имя адресата, чтобы письмо не выглядело рассылкой. Нелишними будут пара красивых слов о работе той компании или человека, на чью почту вы адресуете предложение.

Людям всегда нравится получать комплименты, а письмо с предложением нового продукта — лучший случай их сделать.

Стоит упомянуть успешно реализованные кейсы этой организации, чтобы адресат понял, насколько вы заинтересованы в сотрудничестве.

Во-вторых, дать получателю возможность отказаться. Именно этот посыл еще больше подтолкнет адресата на положительный ответ. 

В-третьих, не раскрывать все карты. По минимуму рассказать о продукте и предложить подробнее ознакомиться с дополнительными материалами, если у компании возникнет интерес.

Напоминание о дедлайне

Это очень щепетильная тема. Сделаешь коллеге замечание до дедлайна — только разозлишь его, а после истечения срока уже и сам будешь зол.

С первых строк важно дать понять человеку, что вы пишете с добрыми намерениями и заботитесь о благе компании. Не нужно прятаться за вопросом «Как дела?».

Лучше напрямую спросить «Как продвигается работа?», так как любые попытки подобной маскировки будут только раздражать коллегу. 

Поинтересуйтесь, как вы можете помочь в выполнении задачи или ускорить процесс — тогда ваш подопечный точно почувствует заботу. Главное, чтобы это выглядело искренне, а не лестно. Если он отвечает не сразу, постарайтесь терпеливо ждать и не сбрасывать на него множество коротких гневных сообщений с просьбой выслать все ASAP. 

Наем нового сотрудника

Приглашение нового специалиста в команду — отдельный вид переписки, в котором есть множество неочевидных моментов.

Письмо не должно быть наполнено самолюбованием и бесконечными дифирамбами вашей компании. Если специалист достаточно компетентный, он почувствует неискренность в письме и ответит отказом.

Поэтому на первом этапе не стоит давить на человека, лучше дать возможность заинтересоваться позицией.

Для начала представьтесь и дайте краткое описание деятельности компании, релевантное предлагаемой должности. А затем, как и в письме-предложении продукта, расскажите, чем вас впечатлил прошлый опыт работы кандидата и насколько он будет полезен в работе над проектами вашей организации.

Главное — в конце оставить «крючок» в виде предложения рассказать о вакансии поподробнее, человек точно на него клюнет или сразу ответит отказом. 

В последующей переписке обозначьте весь функционал и предложите оппоненту самому задать вопросы. Та часть, в которой работодатель и работник обсуждают заработную плату, обычно самая неловкая, но такого чувства можно избежать, если честно изложить все свои ожидания, дать право на отказ либо попытаться найти компромисс. 

Shutterstock/Pixel-Shot

Ответ на грубость в письме

Первое правило ответа на хамство — не отвечать хамством. Лучше спокойно начните диалог. С первых строк поблагодарите человека за обращение и признайте свою ошибку. Далее поделитесь своим видением ситуации и вариантом решения проблемы. Завершаем письмо вежливым предложением и готовностью продолжить общение.

Как достичь максимума

Нет никаких кодовых слов и шаблонных фраз, которые расположат читателя и загладят любой текстовый скандал. Ключевые составляющие любого делового письма — забота об адресате и уважение его границ. 

Если вы злитесь на получателя письма или пытаетесь навязать ему свое мнение, это сразу чувствуется даже сквозь текст. Поэтому старайтесь делать письмо как можно более удобным для адресата и писать, избегая подтекстов и завуалированных смыслов.

Фото на обложке: Shutterstock/SvetaZi

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase

Источник: https://rb.ru/opinion/business-correspondence/

Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту

Прошу ознакомиться и дать ответ

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

  1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
  2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
  3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом.

Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента.

Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

Внедрите CRM-систему S2!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.

Читать по теме
Как написать продающее письмо для рассылки без копирайтера

Назад

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма холодным клиентам

1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание:

Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиент

2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами:

Тема письма: Не отставайте от конкурентов

3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца:

Тема письма: Подробнее о нашей компании

Назад

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:

Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?

5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то  поделитесь ими в письмах клиентам компании. Факты убеждают лучше.

Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]

6. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы.Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

Тема письма: Подарок для Вашей компании

7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:

Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку

Назад

Письма после встречи

8. Используйте этот текст письма клиенту, если после встречи с ним вы хотите поинтересоваться его дальнейшими планами:

Тема письма: Ваши планы

9. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров:

Тема письма: План действий на ближайшее время

10. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече он хотел получить дополнительную информацию:

Тема письма: Информация по Вашему запросу

Назад

Если клиент не выходит на связь

11. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:

Тема письма: Не смог связаться с Вами

12. Не дозвонились клиенту и оставили ему ое сообщение? Дополните его письмом следующего содержания:

Тема письма: Не дозвонился Вам

13. Если клиент упорно не отвечает по всем каналам, возможно, у него много дел. Воспользуйтесь таким шаблоном — найти пару секунд на ответ сможет даже очень занятой человек:

Тема письма: Требуется короткий ответ

14. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе — поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна:

Тема письма: Полезная информация для Вашего бизнеса

15. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:

Тема письма: Задержка оплаты

Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через SalesapCRM. Зарегистрируйтесь в системе прямо сейчас — это бесплатно и займет всего пару минут.

Назад

В S2 есть:

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
  • checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Любовь Аброськина

e-mail письма клиентам шаблоны

Источник: https://salesap.ru/blog/shablony-pisem-klientam/

Поиск ответа

Прошу ознакомиться и дать ответ

Всего найдено: 25

Добрый день! Пожалуйста, подскажите, верно ли в тексте документации писать слово “Приложение” с большой буквы? Напр.: Ознакомьтесь с диаграммой в Приложение 2. ИЛИ Ознакомьтесь с диаграммой в приложение 2. Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Верно со строчной: в приложении 2.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно: “ознакомьтесь и распишитесь” или “ознакомьтесь и подпишите(сь)”? Не могу найти четкую информацию о разнице между словами подписывать(ся) и расписываться, и их правильном употреблении. Имеется ли таковая, или это касается только слов подпись/роспись. Спасибо, с уважением, Елена.

Ответ справочной службы русского языка

Подписаться – поставить свою подпись. Расписаться – поставить свою подпись, удостоверяя что-л.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, на какую букву падает ударение при склонении слова сеть(имеется в виду интернет сеть)

Ответ справочной службы русского языка

Пожалуйста, ознакомьтесь с рекомендациями словаря “Русское словесное ударение”.

ДОБРЫЙ ДЕНЬ! Убедительно прошу объяснить постановку двоеточия в предложении “Знакомьтесь: имя существительное”. Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Между частями сложного бессоюзного предложения ставится двоеточие, если вторая часть имеет значение изъяснительное, что подчеркивается глаголами, помещенными в первой части предложения и предупреждающими о последующем изложении какого-либо факта.

Здравствуйте. Не могу подобрать правильное слово. Подскажите, пожалуйста. Если, скажем, мне необходимо согласовать раздел документа с заказчиком, я подготовил (написал) этот раздел, показываю ему и обращаюсь к нему с просьбой, чтобы он убедился, что его всё устраивает. Как мне её сформулировать?

— Ознакомьтесь с этим разделом и согласуйте его.

— Ознакомьтесь с этим разделом и подтвердите его.
— Ознакомьтесь с этим разделом и утвердите его.
Ни один вариант мне не нравится, а другие в голову не приходят. Подскажите, пожалуйста, как правильно по-русски сформулировать эту просьбу.

Ответ справочной службы русского языка

Смысл в том, что заказчик должен дать согласие на утверждение содержания раздела? Тогда можно так: Ознакомьтесь с содержанием этого раздела и, если содержание вас устраивает, дайте согласие на его утверждение.
Добрый день, нужна ли запятая в этом случае:
Перед использованием прибора обязательно ознакомьтесь с инструкцией. Огромное спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Запятую ставить не надо.

Ответьте, пожалуйста, как правильно пишется глагол “ознакомиться” в повелительном наклонении: ознакомтесь, ознакомьте. Нужен ли мягкий знак после буквы “м” в обоих случаях. Пишу подчиненным указания и не хотелось бы оказаться неграмотной. Спасибо…

Ответ справочной службы русского языка

Мягкий знак нужен. Правильно: ознакомьте, ознакомьтесь.

Добрый день! Скажите,пож-та, можно слово КОЛЛЕГА употреблять с прилагательным женского рода:

Это моя коллега, это наша коллега, познакомьтесь с моей коллегой и т.д.

Заранее спасибо за ответ.

Ответ справочной службы русского языка

Да, слово коллега может употребляться как существительное женского рода.

Здравствуйте! Вы не раз писали, что слово «пиксел» является общеупотребительным и стилистически нейтральным, а «пиксель» — разговорное и профессиональное. На чём это основано кроме словарной статьи в орфографическом словаре РАН? И почему в словаре именно так расставлены акценты? В русском ведь более привычны окончания -ель для иностранных слов с окончанием -el: капсель, дроссель, вексель, пастель… То есть соответствие -el/-ель уже вполне устоявшееся. Я могу согласиться, что «пиксел» — написано непрофессионально. Но почему «пиксель» — разговорное?

Я провёл некоторые исследования и обнаружил, что «пиксель» употребляется гораздо чаще. Да и согласно ГОСТ 27459-87 существует только «пиксель». Почему же тогда «пиксел» — общеупотребительное? Ознакомьтесь, пожалуйста, с материалом, который мне удалось собрать: http://yuriy-apostol.livejournal.com/10097.html

Можно ли надеяться на то, что в РАН пересмотрят свою позицию и подправят словарную статью?

Ответ справочной службы русского языка

Юрий, Ваша подборка впечатляет. Мы обязательно передадим эти сведения в орфографическую комиссию РАН.

как правильно писать,с дефисом или без:”Знакомьтесь,жених,а это невеста”?

Ответ справочной службы русского языка

Непонятно, кто с кем знакомится. Можно написать так:

Знакомьтесь: жених. А это невеста.

Добрый день!
Скажите, пожалуйста, можно ли заменить словосочетание “варианты перевода” словом “переводы” в, например, таком контексте: “Ознакомьтесь с другими вариантам перевода данного слова”?
Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Ознакомьтесь с другими переводами данного слова – корректно.

Будьте добры, помогите, пожалуйста. Нужен ли мягкий знак после М в словах “познаком*тесь, знаком*ся”? Озадачила этим вопросом друзей, но к общему мнению не пришли.

Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: знакомься, познакомьтесь. Мягкий знак сохраняется в неопределенной форме перед -ся и в повелительном наклонении перед -ся и -те.

Добрый вечер! Подскажите, как пишется слово знакомьтесь, с мягким знаком или без?

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: знакомЬтесь.

Здравствуйте!
Объясните пожалуйста как правильно пишется слово (знакомтесь) или (знакомЬтесь) и почему? Заранее спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

См. Правила (§ 73).

Название книги “Знакомтесь: пруд”. Нужен ли мягкий знак после буквы “м”? “Знакомьтесь” – ?

Ответ справочной службы русского языка

Да, мягкий знак нужен. Написание знакомтесь ошибочно.

Источник: http://new.gramota.ru/spravka/buro/search-answer?s=%D0%B7%D0%BD%D0%B0%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D1%8C%D1%82

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.