Правила оформления и выдачи копий документов презентация

Презентация

Правила оформления и выдачи копий документов презентация

Инфоурок › Директору, завучу ›Презентации›Презентация “Требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов”

Описание презентации по отдельным слайдам:

1 слайдОписание слайда:

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ Организационно-распорядительных документов К.И.Малахивская старший преподаватель кафедры педагогического менеджмента и психологии ГОУ «ПГИРО» 26.10.2010 *

2 слайдОписание слайда:

Цель – ПОЗНАКОМИТЬСЯ С ОСНОВНЫМИ ТРЕБОВАНИЯМИ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3 слайдОписание слайда:

Задачи делопроизводства:

4 слайдОписание слайда:

План 1.Государственный стандарт ПМР 2.Типовая инструкция по делопроизводству 3.Требования к оформлению реквизитов документов 3.1.Справочные данные об организации 3.2.Наименование вида документа 3.3.

Заголовок к тексту документа 3.4.Дата документа 3.5.Регистрационный номер документа 3.6.Адресат 3.7.Гриф утверждения 3.8.Резолюция 3.9.Тексты документов 3.10.Приложение 3.11.Реквизит «Подпись» 3.12.

Гриф согласования документа 3.13. Печать *

5 слайдОписание слайда:

“Нам нужна легальность – сказал Остап. – Нужно смешаться с бодрой массой служащих. К тому же в моем чемоданчике имеются чудные бланки на все случаи жизни и круглая мастичная печать.” И.Ильф и Е.Петров “Золотой теленок”

31 слайд 32 слайдОписание слайда:

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией должно соответствовать видам документов, предусмотренных Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (постановление, распоряжение, приказ, решение, протокол, акт, письмо и др.) В письме наименование вида документа не указывается. *

33 слайдОписание слайда:Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос “О чем?” (О выделении…, Об изменении… и т.д.). Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. *
34 слайдОписание слайда:

В письме (о чем ?) О сроках поставки продукции В приказе (о чем ?) О создании экспертной комиссии Правила (чего?) внутреннего распорядка Протокол (чего?) общего собрания студентов Акт (чего?) списания имущества Например: В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида документа, отвечая на вопросы “о чем ?” или “чего ?” К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

35 слайдОписание слайда:

Дата документа Датой документа является : – дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. («__» марта 2012 г.

) Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. *

36 слайдОписание слайда:

Способ написания даты 2 способа оформления дат: цифровой и словесно-цифровой зависит от характера документа: – в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты например 26 марта 2012 г. Цифровой способ является наиболее экономичным. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. например 26.03.2012 г. *

37 слайдОписание слайда:

Если обозначение времени в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: смета на 2012 год. Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2012 г.; в октябре – ноябре 2011 г.; в I квартале 2012 г.; в III–IV кварталах 2012 г.; в первом полугодии 2011 г. *

38 слайдОписание слайда:Календарные сроки : в октябре 2003 г., но: за 8 месяцев 2003 года, в 1995 году, с 1995 по 2001 год, в 1999— 2002 годах. Период ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 1992-1993 гг.

, в период 1985 г.-1995-е гг. Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е.

начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2001/2002 учебном году, отчетный 2000/2001 год *

39 слайдОписание слайда: Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью: I квартал 2002 г.; во втором полугодии 2002 г. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, но День Победы. Если начальное порядковое числительное написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово: 8 Марта, 1 Мая. *
40 слайдОписание слайда:

Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Пример написания даты 1 сентября 2008 года выглядит следующим образом: 20080901 (основной формат); 2008-09-01 (расширенный формат); 08-09-01 (сокращенный формат). *

41 слайдОписание слайда:

12. Индекс документа (или регистрационный номер) Это условное обозначение документа, под которым он вводится в информационно-поисковую систему организации. Индекс располагается рядом с датой и присваивается документу при регистрации. Внутренним документам (приказы, протоколы, акты, справки и т.д.

) присваивается только порядковый номер с начала календарного года в возрастающей последовательности.

Для исходящих документов индекс составляется из нескольких частей: индекса структурного подразделения (или должностного лица), номера дела по номенклатуре, где будет храниться копия отправленного документа, порядкового номера документа.

42 слайдОписание слайда:

Регистрационный номер документа На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе и должны исходить от одной даты. *

43 слайдОписание слайда:

№ 01 – 04/73 (01 – номер структурного подразделения, 04 – номер дела по номенклатуре, 73 – порядковый номер документа) № ОС – 05/73 (ОС – отдел снабжения, 05 – номер дела по номенклатуре, 73 – порядковый номер документа) № 59/АЛ – 02 (59 – порядковый номер документа, АЛ – Андрей Лапин, 02 – номер дела по номенклатуре) Например:

44 слайдОписание слайда:

Источник: https://infourok.ru/prezentaciya-trebovaniya-k-sostavleniyu-i-oformleniyu-organizacionnorasporyaditelnih-dokumentov-869904.html

Презентация на тему: Общие нормы и правила оформления документов

Правила оформления и выдачи копий документов презентация
Описание слайда:

Общие нормы и правила оформления документов

Описание слайда:

ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы

Описание слайда:

Правила использования шрифта, отступов, интервалов и полей в оформлении документов 1. Рекомендуемый шрифт – Times New Roman, размер шрифта – 14 пт.-13 пт.; для таблиц – 12 пт.

; для реквизита «исполнитель» – 11 пт.2. Междустрочный интервал – одинарный и полуторный.3. Отступ для начала абзаца (красная строка) – 1,25 см.4.

Поля для документов: левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм.

Описание слайда:

Способы оформления дат в документах 2 способа оформления дат: цифровой и словесно-цифровой Цифровой способ является наиболее экономичным.

Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2002 года — 01.09.2002.Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей.

На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2002 года или 01 сентября 2002 г.

Описание слайда:

Если обозначение времени в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: смета на 2002 год. Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2004 г.; в октябре– ноябре 2001 г.; в I квартале 2002 г.; в III–IV кварталах 2002 г.; в первом полугодии 2002 г.

Описание слайда:Календарные сроки : в октябре 2003 г., но: за 8 месяцев 2003 года, в 1995 году, с 1995 по 2001 год, в 1999— 2002 годах. Период ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 1992-1993 гг.

, в период 1985 г.-1995-е гг.Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е.

начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2001/2002 учебном году, отчетный 2000/2001 год

Описание слайда:

Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью: I квартал 2002г.; во втором полугодии 2002г. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, но День Победы. Если начальное порядковое числительное написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово: 8 Марта, 1 Мая.

Описание слайда:

Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Пример написания даты 1 сентября 2008 года выглядит следующим образом: 20080901 (основной формат); 2008-09-01 (расширенный формат); 08-09-01 (сокращенный формат).

Описание слайда:

Сокращение слов и словосочетаний в документе 1) сокращения общего характера:т.е. – то есть и др. – и другиеи т.д. – и так далее и пр. – и прочиеи т.п. – и тому подобное2) ссылки на части текста, иллюстрации, таблицы:разд. – раздел см. – смотрите гл. – глава п. – пункт ср. – сравните т. – томатабл. – таблица с. – страница экз. – экземпляр

Описание слайда:

3) Различные сокращения (при названиях): обл.–область ж.-д.–железнодорожныйр-н–район с.-х.–сельскохозяйственныйг.–город им.–именис.–село ин-т–институт4) сокращения при цифрах:млрд –миллиард млн–миллионтыс.–тысяча р.(руб.)–рубльг., гг.–год, годы кв.–квартал5) название единиц измерения (при цифрах):м–метр т–тоннасм–сантиметр кг–килограмммин–минута г–граммс–секунда ч–час

Описание слайда:

6) Названия ученой степени, звания, должности (при фамилии):зав.–заведующий преп.–преподавательакад.–академик к.э.н.–кандидат экономических наукпроф.–профессор д.т.н.–доктор технических наукдоц.

–доцент7) Буквенные аббревиатуры:РФ – Российская Федерация РАН – Российская академия наук ВЦ – вычислительный центр ПК – персональный компьютер ОРД – организационно-распорядительная документация ЧП – частное предприятиеСП – совместное предприятиеНПО – научно-производственное объединениеКБ – коммерческий банкТНК – транснациональная компания

Описание слайда:

Оформление в документах написания чисел При написании МНОГОЗНАЧНЫХ ЧИСЕЛ производится группировка их налево по три цифры (точку ставить не допускается):Например: 14 287 624; 12 841.

Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройствах на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам:Например: 1К62МПишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам:Например: ЗИЛ-155; ИЛ-18.

Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после №), в обозначениях нормативных документов:Например: № 4321; ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Описание слайда:

Цифровая форма ОДНОЗНАЧНЫХ ЦЕЛЫХ ЧИСЕЛ используется, если они стоят в ряду с дву- и многозначными.

Рекомендуется: вслед за поставкой изделий из 5, 8, 12 наименований…Не рекомендуется: вслед за поставкой изделий из пяти, восьми,12 наименований…В случае образования сочетаний с единицами физических величин, денежными единицами:Рекомендуется: при массе до 10 кг.Не рекомендуется: при массе до десяти кг.

Буквенная форма используется, если они стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах):Рекомендуется: офис укомплектован тремя сканерамиНе рекомендуется: офис укомплектован 3 сканерами

Описание слайда:

Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тыс., млн, млрд.)Например: 10 млрд, 12 млнЕдиниц физической величины:Например: 20 млн км; 200 млрд кВт-ч.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи рублей в тексте рекомендуется писать: 5 тыс. рублей, 1 млн рублейВ рублях и копейках: 105 руб. 55 коп.Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие, тире, предлоги от и до.

Например: длиной 5…10 м; длиной 5-10 м; длиной от 5 до 10 м.

Описание слайда:

ПОРЯДКОВЫЕ ЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ могут иметь следующую форму написания:Буквенную (сто пятый);Буквенно-цифровую (35-й);Цифровую (XI конгресс, XXI век);Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами должны быть:Однобуквенными, если последней букве предшествует гласный звук (5-й, 5-я, но не 5-ый, 5-ая);Двухбуквенные, если последней букве предшествует согласный звук (5-го, 5-му, но не 5-ого, 5-ому).Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 1-,2-,3-секционный шкаф.Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный» пишутся: 10 %-ный сбор

Описание слайда:

Написание физических величин Наименования, обозначения и правила применения единиц физических величин строго оговорены в ГОСТ 8.417-2002. Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы величин.  В одном и том же документе допускается применять лишь один вариант обозначения — русский или международный.       

Описание слайда:

Написание физических величин Все меры длины, площади и т. п. обязательно обозначаются цифрами; единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: Например: 10 т; 15 м2; 50 см3.

       Единицы измерения, которые не являются самостоятельными, но которые входят в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения:Например: 755 мм рт. ст.

 Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел:Например: 90 %; 1000 кг; 32 м2; 300 см3.
Описание слайда:

В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указываются обозначения всех единиц.Например: 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/в секунду

Описание слайда:

Оформление математических формул Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала.В тех случаях, когда формула не помещается на одной строке, ее переносят на другую.

Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, -, :, х) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел.

+ – = =

Описание слайда:

Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой.

где Нс – норматив роста заработной платы при повышении производительности труда на 1 %; Э3 – экономия заработной платы в соответствии со снижением трудоемкости продукции при переходе на новую технику (технологию); Пф – прирост фондовооруженности на данном участке производства (на предприятии, в отрасли) в стоимостном измерении.

Описание слайда:

Для более экономного представления экспликации формул, носящих пояснительный характер, допускается проводить расшифровку в строку. При этом последующие строки должны приводиться после точки с запятой. где – показатель уровня механизированного труда в общих трудозатратах; Тмаш и Т – соответственно машинное время и общая проектная трудоемкость изготовления всех изделий по данным расчета.

Описание слайда:

Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела или главы текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.

     А – С = Д (1) П + К = Е (7)Нумерация, связанная с разделами (главами), выглядит следующим образом: А – С = Д (1.2) П + К = Е (2.3) Здесь 1 и 2 — номера разделов (глав), 2 и 3 — номера формул в них.

При ссылке в тексте документа на формулу ее выполняют по образцу: согласно формуле (4); в соответствии с формулой (2.5).

Описание слайда:

Оформление таблиц

Описание слайда:

Показатели рабочих бригад.

Описание слайда:

Числовые значения однородных величин располагаются в графах так, чтобы единицы находились под единицами, десятки под десятками и т. д. Если в графе указываются числа — пределы величин, то числа равняют по отточию или тире.

Описание слайда:

Примечание: Значения температуры газов в цилиндре двигателя внутреннего сгорания см. в табл. 00.

Описание слайда:

Максимальная скорость автомашин, км/ч Автомобили: Автобусы:

Источник: https://ppt4web.ru/ehkonomika/obshhie-normy-i-pravila-oformlenija-dokumentov.html

Презентация на тему

Правила оформления и выдачи копий документов презентация

  • Скачать презентацию (0.55 Мб)
  • 21 загрузок
  • 0.0 оценка

ВКонтакте

Твиттер

Телеграм

Ваша оценка презентации

Оцените презентацию по шкале от 1 до 5 баллов

Посмотреть и скачать бесплатно презентацию по теме “19.02.2016Колледж МФЮА ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯИ ВЫДАЧИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ”. pptCloud.ru — каталог презентаций для детей, школьников (уроков) и студентов.

  • Формат

    pptx (powerpoint)

  • Количество слайдов

    16

  • Слова

  • Конспект

    Отсутствует

  • Слайд 1

    Преподаватель: к.п.н. Емельянова Н.А.

  • Слайд 2

    В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовления копий документов как собственных, так и полученных из других организаций.

    Как правило, при создании собственных документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником.

    Исключение составляют некоторые виды документов (например, акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника).

  • Слайд 3

    ГОСТ Р 7.0.8.-2013«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

    Подлинник официального документа – это ≪первый или единственный экземпляр официального документа≫

  • Слайд 4

    паспорт, свидетельство о рождении, аттестат или диплом об окончании учебного заведения и др.

  • Слайд 5

    Подлинникибольшинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними изготавливаются копии.

  • Слайд 6

    Подлинники отдельных видов из группы справочно-информационных (письма, справки, отзывы, заключения) направляются адресату, а вделах организации остаются копии.

  • Слайд 7

    ГОСТ Р 7.0.8.-2013«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

    Копия документа – это «документ, полностью воспроизводящийинформацию подлинного документа».Копия документа не имеет юридической силы!Заверенная копия документа – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

  • Слайд 8

    Организации имеют право изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты их интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация.

    Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства.

    Организация может изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации.Например, при приеме на работу организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая затем будет подшита в его личное дело.

  • Слайд 9

    изготавливать копии следующих документов: паспорта, военного билета, служебных удостоверений; документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.

  • Слайд 10

    В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.Факсимильная копияточно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение.

    Факсимильные копии можно изготовить с помощью средств оргтехники, типографским способом.Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом.

    Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводитьвнешние признаки (например, шрифт).

  • Слайд 11

    Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

  • Слайд 12

    Если официальный документ должен доводиться до сведения и исполнения значительного числа организаций или исполнителей, его копия изготавливается с помощью средств оргтехники в нужном числе.

    В этом случае копирование осуществляется не с подлинника (подпись руководителя не разрешается копировать таким образом), а со специально подготовленного для размножения повторного экземпляра документа, на котором в реквизите 22 ≪Подпись≫ отсутствует личная подпись руководителя.

    Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати (гербовую печать организации также нельзя копировать таким образом).

  • Слайд 13

    Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию.

    Выписка оформляется следующим образом:в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»;воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи);проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

  • Слайд 14

    Отпуск- это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату.

    На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т. е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи.

    Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.

  • Слайд 15

    От копии документа следует отличать дубликат, который представляет собой повторный экземпляр подлинника имеющий юридическую силу. Дубликат изготавливается в случае утери подлинника (например, свидетельства о рождении, аттестата илидиплома и др.

    ) на таком же бланке, что и подлинник. На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата.

    На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова ≪дубликат≫.

  • Слайд 16

Посмотреть все слайды

Источник: https://pptcloud.ru/raznoe/19-02-2016kolledzh-mfyua-pravila-oformleniyai-vydachi-kopiy-dokumentov

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.