Дефекты документов

Юридическая сила документов с внешними дефектами и ошибками

Дефекты документов

Имеет ли юридическую силу документ, на котором есть пятно или оторвана часть листа? А если он порван на куски и склеен либо составлен на черновике? А если перечеркнут весь документ или его фрагмент, подпись либо печать? Чем грозят незаполненные графы или неразборчивый почерк, непристойные выражения в тексте? А если документ составлен без соблюдения правил оформления, предписанных ведомственной Инструкцией по делопроизводству? На какие правила русского языка (как нормативный акт) ориентируются суды? Когда замена буквы «е» на «ё» станет проблемой? В каких бухгалтерских документах и как можно исправить обнаруженную ошибку? Ответы на эти вопросы разные. Их автор нашел в законодательстве и судебной практике.

Внешний вид оставляет желать лучшего

Некоторые документы в силу обстоятельств быстро утрачивают свой первоначальный вид, становятся сперва потрепанными, а потом и совсем ветхими. Изначально при неаккуратном обращении на тот или иной документ можно посадить пятно или чем-то запачкать его, оторвать кусок или даже порвать на части. В такой ситуации возникает логичный вопрос: какова юридическая сила такого документа?

Само по себе наличие на нем пятна или другого подобного дефекта не страшно. Если речь идет, например, о договоре, то главное, чтобы из его содержания можно было понять действительную волю сторон (ст.

431 ГК РФ). Это относится и к договорам, от которых оторвана какая-то часть.

Когда из оставшегося куска можно понять содержание документа, то он может считаться достоверным документом и выполнять функцию доказательства.

Еще лучше, если по спорному документу уже есть судебный акт (т.е. в рамках судебного дела этот документ уже был принят в качестве надлежащего доказательства).

Судебная практика. Определение Костромского областного суда от 09.12.2013 по делу №  33-2044

После утверждения судом мирового соглашения сторона стала ссылаться на то, что долговая расписка, представленная в материалы дела, была ветхой. Поскольку судебный акт по делу уже был принят, такое возражение не имело никакого значения.

Если помимо порванного документа имеются другие доказатель­ства, они упрочат позицию в суде. Например, если акт выполненных работ был порван, то факт исполнения договора можно подтвердить экспертным заключением1.

Что было на оторванной части?

Документ, у которого оторвана чистая (без записей) часть, имеет такую же силу, что и обычный документ. Суды указывают, что отсутствие такой части документа не освобождает от обязанности исполнить обязательство, прописанное на оставшейся части документа2. То же самое касается и подписания договора сторонами разными ручками, в том числе различных цветов.

Другое дело, если оторванная часть документа принципиально меняет его содержание.

Судебная практика. Кассационное определение Краснодарского краевого суда от 27.10.2011 по делу №  33-24160/2011

В одном деле заемщик составил черновой вариант долговой расписки. На документе имелась надпись «образец», которая впоследствии была оторвана.

Заимодавец денег так и не выдал, зато обратился в суд и потребовал вернуть заем. Однако суд в иске отказал.

Экспертным заключением был подтвержден факт того, что от документа была оторвана часть с надписью «образец». Это обстоятельство подтверждало правдивость версии ответчика.

Если какую-то часть договора из-за пятна или по другой причине прочитать невозможно, то нужно оценить, достаточны ли условия в непо­врежденной части для установления воли сторон.

Ведь если в договоре не видно одно из условий, которое не является существенным, можно обойтись и без него. В такой ситуации применяются общие нормы закона.

Например, если невозможно установить цену договора, то применяется цена, которая обычно взимается при сравнимых обстоятельствах (п. 3 ст. 424 ГК РФ).

Если повреждена та часть, в которой были изложены существенные условия договора, то есть смысл поискать обстоятельства, которые позволяют установить волю сторон. Это может быть переписка, последующее поведение сторон (в т.ч. фактическое исполнение сделки) и т.п. Если и аких обстоятельств нет, то договор будет считаться незаключенным.

Доказывать, что в поврежденной (оторванной) части документа были те или иные условия, придется заинтересованной стороне3. При отсутствии доказательств наличие таких условий не считается доказанным4.

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/46275-yuridicheskaya-sila-dokumentov-s-vneshnimi-defektami-i-oshibkami/

Дефекты в оформлении документов

Дефекты документов

Несмотря на то, что порядок (процедура) оформления документов гражданами не столь детально регламентирован как деятельность с документами в организациях, соблюдение общих условий оформления документов необходимо каждому лицу.

Несоблюдение требований о наличии соответствующих юридических фактов либо прав и обязанностей, которые нуждаются в документальном закреплении; дееспособности (правомочности) лица, оформляющего юридический документ; соблюдении сроков и других процессуальных правил приводит к возникновению дефектов документов, как по процедуре, так и по форме и содержанию.

Кроме перечисленных выше причин к видам документальных дефектов можно отнести:

– недостоверность документа;

– отсутствие реквизитов;

– наличие ошибок, неоговоренных исправлений;

– неграмотное изложение текста;

– неправильная форма удостоверения и др.

Требования, предъявляемые к внешней форме юридических документов, зависят от их вида. В одних случаях письменное, с помощью бланков, нотариальное оформление фактов и прав не предписывается законодательством, хотя и не запрещается.

В других — закон прямо предусматривает соответствующую форму удостоверения конкретных прав и обстоятельств. Общие (стандартные) требования по форме и реквизитам распространяются и на процессуальные, в том числе судебные документы.

Однако процессуальные требования определяют и свои специфические особенности.

Между тем, следует учитывать, что наряду с ответственностью за нарушение требований, предъявляемых к форме и содержанию документа (например, несоблюдение формы – недействительность сделки), возможно применение мер защиты прав по поводу дефектных документов. Недостатки документов могут быть соответствующим образом исправлены. Недоброкачественный документ может быть признан в определенном порядке действительным или аннулируется.

Существует две формы исправления документов:

– простая – исправление посредством зачеркивания и оговорок;

– квалифицированная – специальные надписи в некоторых юридических документах (актовых книгах, трудовых книжках и т.п.).

При этом существуют и определенные правила исправления.

Например, зачеркивания делаются так, чтобы ошибочно написанное и зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном виде; оговорки (исправленному верить, написанному или вписанному верить, зачеркнутое не читать) удостоверяются лицом, сделавшим исправления; записи актов гражданского состояния исправляются в квалифицированной форме посредством внесения новых сведений в соответствующие графы; в трудовой книжке изменение фамилии и др. производится путем внесения изменений на 1 странице со ссылкой на документ и заверяется подписью руководителя и печатью; исправление и аннулирование документов производится теми же лицами, которые выдали или в специальном порядке, установленном законом (например, судебном).

Наличие прав на документ предполагает возможность судебной защиты.

Нарушение требований, предъявляемых к оформлению и использованию документов (неправильности, утрата, отказ в выдаче, незаконное удержание), часто нарушают также чьи-либо права по использованию документов.

В соответствии с допущенными нарушениями правил работы с документами в судах рассматриваются требования об исправлении документа (или его аннулировании), о восстановлении утраченных документов, об истребовании документа от других лиц, незаконно его задерживающих.

В суде не производится непосредственно исправление документа или его реальное восстановление. Однако суд устанавливает в судебном решении меру (способ) соответствующей защиты прав на документ, который должны применять полномочные органы и должностные лица органов власти и управления (местные администрации, органы нотариата, загсы и т.д,).

Аннулирование документов в ряде случаев предполагает их изъятие судом и приобщение к материалам гражданского дела (например, свидетельства о браке, признанного судом недействительным; признанной судом недействительной сберегательной книжки и т.д.).

Защита любых прав в суде нередко предполагает, что после вынесения судебного решения и в соответствии с ним компетентные лица оформляют документы, подтверждающие права, установленные в суде.

Например, при восстановлении трудовых прав издают приказы и делают необходимые записи в трудовой книжке, а восстановление жилищных прав требует оформления ордеров и договоров о найме жилого помещения.

С другой стороны, рассмотрение дел о документах возможно лишь при условии проверки оснований (прав, фактов) их получения и выдачи.

Поэтому защита прав на документ часто связана с защитой других субъективных прав.

Тем не менее, документы являются самостоятельным предметом судебной защиты, когда необходимо принять меры (исправление, восстановление, истребование) по поводу конкретных юридических документов.

Понимание этого обстоятельства позволяет избегать ошибок, связанных с неточными формулировками судебных решений по гражданским делам, которые не учитывают особенностей оформления и использования юридических документов.

В некоторой степени разрешению проблемы документальной дефектологии будет способствовать также следующее обстоятельство. С течением времени и развитием правовых отношений в обществе юридические документы будут совершенствоваться и унифицироваться.

Какие-то элементы формы и содержания документов (в том числе выдаваемых органами загса) станут не столь необходимы.

Это вполне закономерно, ибо с расширением свобод и самостоятельности граждан в обществе количество формальных элементов документации уменьшается.

Вместе с тем документы и документирование не станут проще, поскольку возрастают значение творческого подхода и сложность ситуаций при составлении юридических документов.

Унификация и стандартизация документов направлена на обеспечение сокращения видов документов, единообразного размещения показателей на бланках документов, сокращения из форматов.

Предусматривается регламентация общих принципов унификации, к которым можно отнести:

1) унификацию от общего к частному;

2) достижение единообразия документов в пределах системы сопоставимости их отдельных элементов;

3) комплексность унификации (в рамках отдельных форм реквизиты должны располагаться в порядке, соответствующем последовательности традиционного оформления и обработки);

4) информативность (обеспечение достоверности информации и ее правового статуса);

5) сокращение числа видов документов;

6) стабильность требований к документам;

7) сопряжение с действующими системами классификации информации;

8) экономичность за счет совершенствования документации.

Вопросы для повторения:

1. Назовите признаки юридического документа.

2. Какие функции выполняют процессуальные документы?

3. Какие виды документов в зависимости от стадии их изготовления вы знаете?

4. Какие реквизиты содержания и формы юридических документов являются основными?

5. Дайте определение распорядительным документам и назовите их структуру.

6. Каков порядок внесения исправлений (изменений) в юридические документы?

7. Каковы общие требования к оформлению юридических документов гражданами?

8. Каковы основные правила делопроизводства по оформлению юридических документов?

Тема 2. СОДЕРЖАНИЕ ПРОЦЕССУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Цельданной темы заключается в ознакомлении студентов с содержанием различных видов процессуальных документов по гражданским делам.

К решаемым данной темой задачам относятся рассмотрение содержания заявлений и ходатайств по гражданским делам, судебных постановлений, заявлений о пересмотре, жалоб на судебные постановления и др.

Процессуальные документы по гражданским делам имеют чрезвычайно важное значение для оценки правильности разрешения судами дел.

Судебной практике известны многие случаи, когда неправильно составленные процессуальные документы служили основанием к отмене решений, определений и постановлений. В силу пп.5 и 7 ст.

364 ГПК РФ отсутствие в решении подписи кого-либо из судей, а также отсутствие в деле протокола судебного заседания влечет обязательную отмену решения.

В судебной практике сложилась определенная форма процессуальных документов, последовательность изложения в них обстоятельств гражданского дела в решении различных вопросов.

Учитывая, что процессуальные судебные документы не могут быть пересоставлены и даже исправлены после их оглашения, очень важно, чтобы каждый из них составлялся правильно, с соблюдением всех требований, предъявляемых как , так и к форме.

Процессуальные документы можно классифицировать по различным признакам. Наиболее общее деление по содержанию и процедуре представляется следующим:

заявления, ходатайства лиц, участвующих в деле;

судебные акты (постановления);

протоколы;

замечания, заявления о пересмотре, об отмене;

жалобы на судебные постановления;

судебные извещения;

исполнительные документы и др.

процессуальных документов складывается из их реквизитов, которые, в свою очередь, можно разделить на:

– общие (свойственные всем или большинству документов) и специальные (свойственные конкретному виду документа);

– обязательные (содержат императивные требования закона о наличии конкретных реквизитов) и факультативные (дополнительные в зависимости от особенностей предмета спора).

Источник: https://studopedia.su/10_54381_defekti-v-oformlenii-dokumentov.html

Дефекты документов

Дефекты документов

Ведомства, в которые необходимо сдавать отчетность, требуют безукоризненного заполнения документов. Однако как быть бухгалтеру, если сами формы бланков во многом несовершенны?

В настоящее время бухгалтер сдает отчетность в четыре ведомства: ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Ввиду отсутствия координации при разработке форм и форматов требования к правилам заполнения отчетности различны. Соблюдать требования одного государственного органа проще, чем четырех.

При сдаче декларации по единому социальному налогу компании руководствовались рекомендациями только Федеральной налоговой службы. С возвращением страховых взносов к ним прибавились ПФР и ФСС.

Вроде бы данные одни и те же и формы документов схожи, но навертели да накрутили чиновники так, что даже самый грамотный бухгалтер призадумается, заполняя отчетность, как все учесть и избежать штрафных санкций.

Об «опасных местах» в формах документов рассказал технический директор ЗАО «Служба налогоплательщика» – фирмы, занимающейся разработкой машиночитаемых форм налоговой и бухгалтерской отчетности, Юрий Чуканов.

– Юрий Васильевич, в чем основная проблема с заполнением форм отчетности сегодня?

– С отменой ЕСН администрирование страховых взносов снова передали в ПФР и ФСС – там были организованы управления, которые занялись приемом документов по этим платежам. Многие бумаги при их разработке прошли через меня.

Похожи данные и формы самих бланков, но для внесения практически одинаковой информации прописаны разные правила заполнения, из-за чего происходит путаница.

По сути, каждую бумажку приходится создавать, постоянно заглядывая в рекомендации ведомства, так как запомнить все их невозможно.

– Почему так произошло?

– Государственные структуры, такие как ФНС, ПФР, ФСС и Росстат, начали действовать самостоятельно, то есть обособленно, и не захотели ориентироваться на другие ведомства.

В идеале им нужно было сесть и договориться о правилах заполнения документов, или, в крайнем случае, просто взять за основу те критерии, которые были разработаны ФНС, к ним-то бухгалтеры уже привыкли… Даже сейчас это не поздно сделать, было бы желание.

Но стремления работать сообща у ведомств не наблюдается. Я вижу решение этой проблемы в позиции самого бизнеса. Нужно заявить о своих потребностях. Другое дело, что существующая организация (РСП) занимается более глобальными задачами, и ей нет дела до заполнения форм.

Требуется сообщество, которое смогло бы отстоять интересы бизнеса, удобство работы специалистов, в том числе и бухгалтеров.

– Вы говорите об отсутствии синхронизации форм документов разных ведомств. В чем оно заключается?

– Есть довольно много моментов, которые не совпадают в отчетности разных государственных органов. К примеру, в формах ФНС указываются нарастающие периоды (за квартал, за полугодие, за девять месяцев).

В новых формах ПФР (РСВ-1 и РВ-3) то же самое, но очевидна неразбериха с унификацией кодов налоговых периодов. Для перечисленных выше налоговых периодов в ФНС используются коды «21» , «31» , «33» и «34», в ПФР – «03», «06», «09» и «12», в ФСС – «3», «6», «9» и «0».

Логика в обозначениях у каждого есть, но разная. И бухгалтеру, заполняя документы, приходится учитывать все эти отличия, постоянно заглядывать в «шпаргалку».

Это примерно то же самое, что каждый день менять машину: сегодня ездишь на той, у которой педаль тормоза слева, газа – справа; а завтра – все наоборот. Далеко так уедешь?

– К каким последствиям может привести неправильное заполнение бумаг?

– Ошибки, допущенные при составлении отчетности, чаще всего становятся причиной того, что документы не принимаются тем ведомством, в которое представлены. Но это не единственный риск. Если проявить фантазию, можно придумать множество способов нажиться на мелких погрешностях. Могу привести только один пример.

Форма РСВ-1 в налоговую может подаваться как юридическим лицом, так и предпринимателем. У юрлица ИНН – это 10 цифр, у предпринимателя – 12. Поэтому в бланках 12 клеточек под эту позицию. ФНС рекомендует писать цифры вначале, а в оставшихся клетках ставить прочерк. Программа автоматической проверки форматов ПФР пропускает как 10, так и 12 цифр, не выдавая ошибки.

В одном из отделений Пенсионного фонда по Москве инспекторы при приеме документов проверяют бумажные и электронные носители. И если на флэшке или дискете находят показатель «ИНН», в которой не проставлены перед ИНН нули – просят исправить.

Где бухгалтеру взять компьютер, чтобы внести эти две цифры? Не ехать же в офис? Делать это вовсе и не потребуется – рядом есть фирмы, которые предоставят доступ к ПК… всего за 250 рублей.

– Есть ли какое-то разумное объяснение всему тому количеству «ляпов» в формах документов и правилах их заполнения, с которыми сталкиваются теперь бухгалтеры?

– Про все ошибки сказать не берусь, но могу описать возникновение одной из них. Раньше в налоговых декларациях писали полное наименование предприятия. Теперь хотят ввести «машиночитаемые формы» (это такие листы с клеточками, которые должен заполнить бухгалтер).

Инспектору эти документы не придется проверять вручную – их распознает компьютер. Но если указывать полное название компании, оно может занять два листа.

Поэтому ФНС установила свой стандарт – 160 клеточек, ПФР пошла еще дальше: в РСВ-1 используется понятие, как и в ФНС, – «Наименование организации» с размерностью 160 знаков (здесь нам удалось поучаствовать и сделать, как в ФНС), а вот в индивидуальных сведениях ограничения в 100 знаков – для полного наименования организации, и 50 – для краткого. Поэтому бухгалтер в настройках программ должен использовать разные значения для своего предприятия!

– Зачем нужны машиночитаемые формы, если идет общий переход на сдачу документов в электронном виде?

– Есть законодательство, согласно которому предприятия численностью свыше 100 человек обязаны сдавать отчетность в электронном виде в налоговый орган. В ПФР такое требование установлено для компаний со штатом свыше 50 сотрудников.

То есть переход идет поэтапно, всех одновременно на сдачу документов по телекоммуникационным каналам связи не переводят. К тому же как ФНС, так и ПФР сами тормозят внедрение сдачи отчетности по каналам связи, предоставляя свои «вводилки», которые не обеспечивают использование ЭЦП, то есть бухгалтеры пользуются ими бесплатно.

Поэтому ФНС и пожелала иметь машинно-ориентированные формы, которые можно отсканировать и прочесть с помощью компьютера, не вбивая данные вручную. Эти формы по договору разрабатываем мы.

Но для того чтобы они хорошо читались, клетки под буквы и цифры должны быть достаточно большими, а налоговая все время увеличивает количество данных, которые должны содержаться в отчетности. В итоге отчетность превращается в увесистую кипу бумаг.

– Есть ли недоработки в документах, которые появились с начала 2011 года?

– Я бы отметил новую форму 2-НДФЛ. С 2011 года в Справке появилась строчка – «Перечислено». То есть указывается доход, полученный сотрудником, сумма удержанного налога, а теперь еще и налога, перечисленного в бюджет. При этом, как известно, работник не сам платит деньги – за него это делает организация.

И бухгалтер не отправляет средства за каждого в отдельности – вносит их единым платежом. Для того чтобы заполнить эту строку, ему придется общую сумму НДФЛ разделить на число плательщиков.

В Налоговом кодексе никаких указаний по поводу перечисления НДФЛ нет, поэтому законодатели не увидели ничего страшного в том, что налог может учитываться за каждого сотрудника в отдельности. Однако по сложившейся практике, налоговый агент перечисляет сумму удержанного налога со всех налогоплательщиков единым платежом.

Для бухгалтеров это станет головной болью и лишней работой – всего лишь из-за того, что разработчикам этого документа захотелось добавить одну строку. В то же время не описан механизм, каким образом должен поступить бухгалтер в том случае, если НДФЛ организацией не перечислен в полном объеме.

Каким образом следует отразить суммы в данной графе – разделить уплаченные налоги пропорционально, или определить сотрудников первой очереди? Как поступать, когда долг по налогу погашен? Поэтому данная строка, не имеющая существенной роли при учете НДФЛ, создала много проблем для бухгалтеров.

Хорошо, что в сноске на форме 2-НДФЛ указано, что за налоговый период 2010 года данные о перечислении налога не указываются. Может быть, до окончания следующего года удастся грамотно решить этот вопрос.

– Чем объясняется необходимость введения этой строки?

– Определенная категория физических лиц согласно действующему законодательству имеет право на получение налогового вычета.

В случае если отчисления организацией произведены не полностью, то в этой привилегии могут отказать, что уже противоречит закону и здравому смыслу.

Если с гражданина удержан НДФЛ, то он свой долг как налогоплательщик выполнил и не виноват в том, что работодатель этот налог перечислил в бюджет не в полном объеме.

– Получается, что некоторые нововведения могут противоречить законодательству…

– В данном случае сама форма документа закону не противоречит, а вот ее применение на практике может к этому привести. Но чаще мы видим, как при разработке бумаг слова расходятся с делом. Руководство страны диктует один курс, а чиновники на местах – другой.

Президент постоянно говорит о том, что нельзя требовать данные, которые уже есть в базах данных органов власти. До 2011 года бухгалтерская отчетность в ФНС сдавалась за текущий и предыдущий годы, теперь к данным добавился еще один (третий по счету!) год – предшествующий предыдущему.

Такое изменение добавляет работы бухгалтерам – им приходится заполнять документы, содержащие цифры, которые уже есть в налоговой. Если бы все эти нововведения приводили к увеличению собираемости средств в бюджет, сложности, которые возникают, можно было бы оправдать результативностью работы.

Однако на практике недоработки форм документов добавляют головной боли бухгалтерам, и только.

09 Ноября 2011, 10:00

Источник: http://www.raschet.ru/articles/opinion/4322/

Памятка

Дефекты документов

Выявление и оценка документов с повреждениями носителя и текста на бумажной основе

Составитель:

Р.А. Захарова, заведующая архивохранилищем

отдела обеспечения сохранности и учета документов

Введение

            Проведение проверки наличия и физического состояния дел является одной из важнейших частей работы по обеспечению сохранности и учета документов Республиканского государственного учреждения «Государственный исторический архив Чувашской Республики».

            Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов, а также выявления и оценки документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой обработке.

            Данная памятка рассматривает порядок выявления и оценки документов с повреждениями носителя и текста на бумажной основе с применением единой буквенно-цифровой индексации дефектов и составлена как практическое пособие, для внедрения в работе отдела обеспечения сохранности и учета документов РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики».

            При составлении памятки была использована следующая литература:

1.Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М.,2002.

2.Ф.В. Привалов. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие/ВНИИДАД. М.,2003. (раздел 5).

3.Ф.В. Привалов, Э.В. Колосова. Выявление документов с повреждениями носителя и текста в государственных архивах: Методическое пособие /ВНИИДАД. М.,1989. (разделы 4,5)

4.Опыт работы по оценке физического состояния документов в Национальном архиве Республики Татарстан. //Материалы Всероссийского заочного семинара работников архивных учреждений по проблемам обеспечения сохранности документов. М.,1999.

            Памятка состоит из следующих разделов:

Введение

1.Порядок работы по выявлению и оценке документов с повреждениями носителя и текста. Общие положения.

2. Рекомендации по подготовке и работе экспертов.

3. Оценка физического состояния документов

3.1. Типовая номенклатура дефектов и их буквенно-цифровая индексация.

3.2. Повреждения бумаги и их индексация.

3.3. Дефекты текста и их индексация.

3.4. Общая оценка документов с повреждениями носителя и текста.

3.5. Оформление результатов оценки физического состояния.

1.Порядок работы по выявлению и оценке документов с повреждениями носителя и текста. Общие положения.

Работу по выявлению документов с повреждениями носителя и текста следует проводить поэтапно, отдавая приоритетные права в порядке убывающей очередности уникальным и особо ценным документам, затем фондам первой, второй и третьей категорий.

Помимо категорий надо учитывать также степень сохранности и/или интенсивность использования фондов.

Если фонд находится в очень плохом физическом состоянии и/или его часто используют в работе, то необходимо первоочередное проведение работ по выявлению поврежденных документов.

Основой методики выявления и оценки поврежденных документов является правильное определение характера (вида) и степени повреждений, поэтому сотрудникам, которым предстоит выполнять эту работу, следует пройти специальную подготовку.

2. Рекомендации по подготовке и работе экспертов

Работа по выявлению и оценке документов с дефектами носителя и текста должна выполняться заведующими архивохранилищами и главным специалистом отдела обеспечения сохранности и учета документов. Целесообразно привлекать сотрудников отдела микрофильмирования и реставрации документов.

Главное требование к экспертам – профессиональное качество выявления и оценок повреждений, поэтому работу по выявлению и оценке надо начинать со специальной подготовки: отработки техники экспертизы.

Для этого рекомендуется разработать и изучить специальные альбомы с образцами видов дефектов и подробным описанием признаков повреждений бумаги и текста разного характера, встречающимся в документах, хранящихся в РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики».

Все это позволит запомнить «образ» повреждений, закрепить принципы их узнавания, отработать единую оценку степени повреждений.

Наличие, виды и степень повреждений определяют визуально.

Нежелательна, но допустима, смена экспертов во время проверки одного массива (фонда, описи) документов.

3. Оценка физического состояния документов по принципу буквенно-цифровой индексации дефектов бумаги  и текста с применением типовой номенклатуры

3.1. Общие положения

Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги и текста. Работа по проверке физического состояния должна проводиться по единой методике, с применением типовой номенклатуры дефектов документов, особенностью которой является переход к однозначной, буквенно-цифровой индексации.

Единая система индексации повреждений носителя и текста позволяет вести учет поврежденных дел традиционным (табличным) или компьютерным способом.

В соответствии с номенклатурой каждый вид повреждений имеет свой индекс (см. приложение «Таблица №1»).

3.2. Повреждения бумаги и их индексация

Согласно типовой номенклатуре повреждений и их индексации, повреждения бумаги означают буквенными индексами: «А» (сильное повреждение) и «Б» (незначительное).

Для более детального разделения видов повреждений с учетом состояния документов и специфики нашего архива вводятся дополнительные группы индексов: Ам и Бм – механические повреждения разных степеней; Ап и Бп – поражения плесенью; Ас и Бс – намокание, сырость; Ан и Бн – поражения насекомыми; Бг – загрязнения.

К группе А следует относить документы с высокой степенью деградации, имеющие низкую потенциальную долговечность (ветхие, утратившие прочность; ломкие, расползающиеся от прикосновения или изгиба; сильно пораженные плесенью, сцементированные; сильно изъеденные в так называемое «кружево» насекомыми).

Цвет сильно поврежденной бумаги, как правило, меняется, становится бурым, коричневым.

В группу Б входят документы с достаточно прочной бумагой, но имеющие ветхие, незначительно обтрепанные края; разрыва или надрывы; коробление листа; следы появляющейся плесени; загрязнения, мешающие использованию документов; небольшое намокание.

3.3. Дефекты текста и их индексация

Дефекты текста, согласно типовой номенклатуре, обозначают цифрами индексами 1, 2, 3. При оценке текста следует обращать внимание на способ его нанесения, цвет, контраст.

К группе 1 следует относить документы со слабоконтрастным, еле видимым глазом, трудночитаемым текстом: рукописным, машинописным или электрографическим, нанесенным черными или цветными чернилами, тушью или карандашом на бумагу тряпичную или из древесины.

К группе 2 следует относить документы с угасшим текстом, степень контраста которого настолько мала, что отдельные слова, строки, фрагменты, а иногда и весь текст, невозможно прочесть.

Следует запомнить, что слабоконтрастный текст отличается от угасшего тем, что в отличие от последнего, его можно прочитать полностью.

К группе 3 относятся документы с утраченным из-за отсутствия части листа текстом (может быть оторван, разрушен насекомыми или плесенью).

В отличие от слабоконтрастного и угасшего текста, которые можно восстановить, проведя специальную обработку (фотореставрация, машинное или принтерное копирование, компьютерные способы усиления), утраченный текст восстановить невозможно.

3.4. Общая оценка документов с повреждениями носителя и текста

Общее физическое состояние документов оценивают по совокупности повреждений бумаги и текста, используя суммарный буквенно-цифровой индекс.

Примеры:

1.Выявлены бумага с незначительными повреждениями насекомыми и слабоконтрастный текст. Индекс физического состояния этого документа, согласно типовой номенклатуры повреждений (см. приложение «Таблица №1») будет Бн-1.

2.Выявлены бумага, имеющая сильное повреждение плесенью и угасший текст. Индекс физического состояния – Ап-2.

            Индексом «О» (ноль) обозначается отсутствие дефектов носителя и/или текста.

            Примеры:

1.Бумага в хорошем состоянии, но текст слабоконтрастен. Индекс этого документа – О-1.

2.Бумага имеет небольшие механические повреждения, текст дефектов не имеет, читается без труда. Индекс – Бм – О.

3.5. Оформление результатов оценки физического состояния

            Полученные в результате работы по выявлению и оценке документов с повреждениями носителя и текста экспертные данные записывают в табличной форме (см. приложение «Таблица №2»). В таблице последовательно отражают полистную проверку всех проверенных дел.

Данные следует фиксировать в абсолютных цифрах: число листов в деле; число поврежденных листов; номера листов, имеющих дефекты бумаги или текста (в скобках указать индекс повреждений); виды дефектов (в скобках указать их количество). В графу примечаний вносят, при необходимости, сведения о деле (особенности состояния, специфика бумаги, текста).

Если количество проверяемых дел велико и результаты не входят в рамки одного листа, то их записывают в табличной форме на нескольких листах, нумеруя последние в порядке заполнения.

            Итоговые данные суммируют в конце таблицы по цифрам колонок 1 (общее число проверенных дел); 4 (число листов в проверенных делах); 5 (число поврежденных листов); 7 (общее число дефектов по каждому виду).

            Если в проверяемом фонде несколько описей, то на каждую обследуемую опись следует заполнить свою, отдельно озаглавленную, таблицу с итоговыми экспертными данными. Закончив проверку всего фонда – подвести общий итог результатов проверки всех описей, входящих в фонд.

            Полученные в результате выявления и оценки документов с повреждениями носителя и текста на бумажной основе итоговые экспертные данные нужны для определения видов и объема специальных работ по улучшению физического состояния документов, хранящихся в РГУ «Государственный исторический архив Чувашской Республики».

Источник: http://www.gia.archives21.ru/default.aspx?page=./3700/5481/5778

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.